Preparar una fira comercial
Participar en fires comercials internacionals és una manera excel·lent de conèixer nous compradors i d’ampliar la teva xarxa internacional, especialment quan s’exploren nous mercats. És una oportunitat perquè presentis la teva empresa a un gran nombre de possibles clients i hi estableixis un contacte inicial. Segueix aquests consells per optimitzar la teva participació.
Visitar una fira comercial | Participar en una exposició
Visitar una fira comercial
Abans de considerar la possibilitat de participar en una fira comercial,
assisteix-hi com a visitant. La visita et permetrà escollir els
productes més adients per exposar-los, identificar els llocs
estratègics i fer-te una idea general sobre com participar-hi com a
expositor. Descobreix els productes més nous i els mitjans de
comunicació més rellevants relacionats amb l’exposició, i
fes els primers contactes amb els organitzadors.
Visitar els estands et permet fer-te una idea dels punts forts i febles
dels diferents esdeveniments i seleccionar els més avinents per als
productes de la teva empresa. La visita a un estand d’exposició
requereix una preparació i és una inversió de la qual s’ha
de treure el màxim rendiment. És impossible visitar tots els
estands. Per tant, consulta el catàleg d’expositors i buscar els dels
teus competidors i els d’altres empreses relacionades amb el teu camp.
Participar en una exposició
La preparació d’un estand és crucial per tenir èxit en una fira comercial. Abans de res, l’empresa hauria d’elaborar un calendari de planificació de 12 mesos. La preparació és decisiva, perquè determina si la fira serà un èxit o un fracàs per al teu negoci.
Preparació
Un detall important: assegura’t d’obtenir un quadern ATA per a l’exposició i per a les mostres, per tal de no haver de pagar drets per introduir-les i treure-les del teu país i del país on es fa la fira.
| PLANIFICACIÓ | ||
| Calendari | Tasques per fer | Observació |
| 12 mesos | Ubicació de l’estand | Reservar un estand amb temps significa aconseguir la ubicació més estratègica. |
| 11 mesos | Selecció de productes que atreguin el públic objectiu | Els productes s’han de seleccionar d’acord amb el públic a què van dirigits. |
| 10 mesos | Planificació de la decoració de l’estand
Reserva de l’hotel |
La decoració ha de ser meditada i ben dissenyada, ja
que té un efecte directe en l’atracció dels
visitants.
Les habitacions de l’hotel s’han de reservar amb antelació, ja que els hotels solen estar plens durant els períodes de la fira. |
| 9 mesos | Disseny de l’estand
Preparació del material de l’estand |
El període de disseny varia en funció del tipus
de suport. Un estand personalitzat requereix més temps
que el d’un estand lliurat per l’organitzador.
S’ha de configurar perquè s’ajusti al mitjà de transport. |
| 8 mesos | Reserva de connexions d’aigua i energia (telèfon, fax, etc.) | |
| 7 mesos | Enllestiment del material de promoció | El trànsit del teu estand es pot incrementar amb un bon material promocional. |
| 6 mesos | Establiment d’estratègies de relacions públiques | Estableix la teva política de relacions públiques per a l’esdeveniment: al país de la fira, per atreure-hi els possibles clients, però també al teu país d’origen, per ressaltar les teves activitats. Pensa quines activitats es duran a terme a l’estand. |
| 5 mesos | Formació del teu equip | Reuneix i prepara el teu equip: selecciona els empleats que t’acompanyaran a la fira i explica’ls les seves funcions en aquest esdeveniment. Contracta personal local si cal. |
| 4 mesos | Verificació de l’equipament
Reserva per al transport de l’equipament Preparació del material de màrqueting (carpetes, catàlegs, etc.) Compra de publicitat en el catàleg de la fira |
Per al transport de les mercaderies, contracta un transitari amb experiència en fires internacionals. |
| 3 mesos | Reserva de bitllets d’avió
Verificació de passaports Preparació de les invitacions |
Les invitacions són la millor manera de garantir que els visitants s’interessin pel teu estand i el visitin. |
| 2 mesos | Contractació d’una assegurança
Sol·licitud de visats (si cal) Administració de les vacunes que calguin |
|
| 1 mes | Sol·licitud del quadern ATA
Enviament d’invitacions |
|
| Els últims dies | Enviament de productes
Sortida del personal Manteniment de l’estand Verificació de l’estand Verificació dels productes Comprovació de la seguretat |
El període necessari per enviar els productes pot ser més llarg en el cas de destinacions llunyanes, i la gestió de l’estand depèn de l’obertura de l’estand d’exposició als expositors. |
Cost
Muntar un estand és costós, però s’ha de considerar una
inversió.
Les despeses que comporta són les següents:
| DESPESES | |
| Despeses d’exposició |
Contractació de l’estand
Publicitat en el catàleg d’expositors Drets d’inscripció i targetes d’identificació |
| Despeses d’organització |
Divisió, mobiliari, decoració
Il·luminació i connexió d’aigua Muntatge i desmuntatge Telèfon, wifi, etc. Neteja de l’estand |
| Despeses de màrqueting | Invitacions gratuïtes
Despeses d’enviament Fullets i carpetes Mostres i material de promoció Recepcions |
| Despeses relacionades amb els productes |
Embalatge
Transport Assegurança |
| Despeses de personal | Transport
Allotjament Àpats Intèrprets |
Un cop acabada la fira comercial, cal elaborar un informe per fer el seguiment dels resultats de la participació. Aquest informe et permetrà avaluar la qualitat i el nombre de contactes establerts en la fira. Classifica els contactes en diferents categories, com el tipus d’oferta especial, el grau d’interès del possible client o el seu nivell de credibilitat. Pots crear una llista de contactes prioritaris i adaptar més fàcilment les teves estratègies en cada perfil.
L’informe també et permetrà tornar a la fira. Analitza la informació recopilada i identifica els aspectes positius i els que has de millorar.
Una setmana després de la fira, convé que enviïs un missatge d’agraïment als visitants per la seva visita a l’estand i que contestis a les preguntes o consultes que van quedar pendents. La capacitat de resposta és crucial i el millor és personalitzar cada missatge per captar l’atenció del receptor. Un bon seguiment demostra professionalitat i et permet iniciar negociacions amb nous clients, respondre a les consultes formulades a la fira i confirmar les comandes.
La participació en fires comercials és una bona manera de donar a conèixer el teu negoci i de promoure els teus productes. L’empresa reforça la lleialtat dels clients i crea noves oportunitats a través dels possibles clients estrangers.
