Viatges de negocis

Avui en dia, el viatge de negocis professional es considera una de les eines més eficaces en la prospecció d'exportacions. El viatge de negocis és una inversió d'alt cost; per això cal preparar meticulosament els viatges de negocis, per evitar despeses innecessàries. Una bona preparació pot determinar l'èxit de la missió. Permet a l'empresa tenir accés als mercats estrangers, buscar nous socis comercials i establir contractes amb empreses estrangeres.
L'organització d'un viatge de negocis professional comprèn tres passos essencials: la preparació de la partida, l'organització en la destinació i el seguiment de la missió.

Preparació | En la destinació | Organització del seguiment

Preparació

Has de reservar el bitllet d'avió el més aviat possible, sobretot perquè algunes destinacions no tenen un servei regular. Reservar amb antelació permet demanar pressupostos a les agències de viatges i trobar la millor relació qualitat-preu. En alguns casos, cal planificar l'arribada amb un o dos dies d'antelació (durant el cap de setmana, per exemple), per recuperar-se del desfasament horari i preparar les reunions.

L'allotjament és tan important com el trajecte. De fet, la reserva de l'hotel també s'ha de fer amb antelació. Hauries de saber que durant les fires, els hotels solen estar plens. Triar un hotel no és quelcom que s'hagi de prendre a la lleugera. Cal comprovar si s'hi poden organitzar reunions, i si el lloc és adient per a les teves reunions, especialment a les grans ciutats.

Però preparar un viatge de negocis professional no és només reservar un bitllet i un hotel. Abans de sortir, el viatger has de informar-se sobre els costums locals recopilant informació pràctica sobre la seva destinació. Has d'adaptar-te tant com pugui a aquests costums. Aquesta informació té en compte els horaris dels àpats, els regals o fins i tot el codi de vestir.

Has de preparar amb antelació suficient els documents que necessitaràs allà (catàlegs, llistes de preus). S'han de ser traduïts a l'idioma de país (o al menys a l'anglès). Si necessites els serveis d'un intèrpret, és aconsellable contactar-lo per endavant, per donar-li informació sobre els teus productes i/o serveis, ja que serà ell qui en parli directament. A més, no esperis fins l'últim minut per comprovar la vigència del teu passaport, o per sol·licitar visats i posar-te les vacunes que calguin per a certes destinacions. El viatger també ha de comprovar que la targeta de crèdit és vàlida, sol·licitar una llicència de conduir internacional i tenir una petita quantitat de diners del país per pagar els taxis o les propines quan arribi.

En la destinació

Una vegada has arribat a la teva destinació, la major part del teu temps la dedicaràs a diferents reunions. Sobretot has de confirmar les reunions o avisar si arribes tard. En qualsevol cas, un exportador ha de saber administrar el temps per no atabalar-se (i donar una mala impressió als possibles clients). Ha de ser flexible i limitar el nombre de reunions en un dia. És millor planejar quedar-s'hi uns dies més per administrar millor el temps i treballar a fons amb cada contacte. En general, es considera que es poden celebrar de 2 a 4 reunions en un dia.

Organització del seguiment

El seguiment és potser el pas més important de la missió.
Es tracta de concretar i assegurar els diversos contactes establerts a l'estranger. Tan bon punt hagi tornat, un exportador sempre ha de mostrar personalment agraïment als seus contactes i enviar-los la documentació que van sol·licitar o la informació que va prometre. Una empresa que no ho fa, s'arrisca a perdre immediatament els seus contactes. L'empresa ha de capitalitzar de seguida els resultats de la missió. Un contacte que no es reactiva durant la setmana posterior al viatge es considera un contacte perdut. Aquesta pèrdua de contacte fa que sigui un fracàs comercial i una pèrdua de diners.